Organograma
Figura 1 (Fonte Google )
O organograma é uma espécie de diagrama usado para
representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a
distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre
eles.
Credita-se a criação do organograma ao norte americano Daniel C.
MacCallum (EUA) por volta de 1856, quando este administrava ferrovias nos EUA.
Desde então o organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as
organizações, pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as
relações da empresa e sua estrutura, permite inclusive, identificar alguns
problemas ou, oportunidades de melhorias, através de sua análise.
Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma
representação da organização em determinado momento e, pode, portanto, mudar.
Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma
é bem estruturado ele permite aos componentes da organização saber exatamente
quais suas responsabilidades, suas funções e a quem devem se reportar.
Existem alguns tipos de organogramas:
- Organograma vertical (também chamado de clássico), é
mais usado para representar claramente a hierarquia na empresa;
- Organograma circular (ou radial), é exatamente o
contrário, usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, não há a
preocupação em representar a hierarquia. É o mais usado em instituições
modernas ou do terceiro
setor onde o se quer ressaltar a importância do trabalho em
grupo;
- Organograma horizontal também é criado com base na
hierarquia da empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato dessa
relação ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na
hierarquia não está numa posição abaixo dos outros (o que pode ser interpretado
como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado;
- Organograma funcional é parecido com o organograma
vertical, mas ele representa não as relações hierárquicas, e sim as relações
funcionais da organização;
- Organograma matricial é usado para representar a
estrutura das organizações que não apresentam uma definição clara das unidades
funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos que podem ser temporários
(estrutura informal).
Como pôde ser percebida, a própria criação do organograma exige um
estudo da organização e a definição do que se pretende representar.
Nos últimos anos tem-se notado uma tendência de mudança nos organogramas
das empresas, chamada de “downsizing” que é o “achatamento” do
organograma. Esta técnica promove a redução dos níveis hierárquicos da empresa
com o objetivo de aproximar os níveis da organização, reduzir mão-de-obra e
custos e agilizar processos decisórios. Em outras palavras, reduz a
verticalização da estrutura organizacional.
Importância
e objetivo
Na intenção de tornar as
estruturas organizacionais transparentes, as empresas investem e focam, cada
vez mais, em uma ferramenta estrutural denominada organograma. Esta estrutura é
a representação gráfica da empresa, funciona como a planta da corporação.
O
objetivo do organograma é ilustrar, de forma clara, cada departamento da
empresa e seus colaboradores em questão, com intuito de esclarecer dúvidas de
clientes, parceiros e fornecedores.
O ponto
positivo é garantir a agilidade da percepção das áreas de negócios, ou seja,
entender quem é o responsável e quais departamentos podem crescer e para onde
os colaboradores podem almejar uma evolução.
Fluxograma
Figura 2
Fluxograma é uma representação de um processo que
utiliza símbolos gráficos para descrever passo a passo a natureza e o
fluxo deste processo. O objetivo é mostrar de forma descomplicada o fluxo das
informações e elementos, além da sequência operacional que caracteriza o
trabalho que está sendo executado.
As
etapas do fluxograma são apresentadas utilizando-se figuras geométricas que
podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas ou setas, sendo que cada
símbolo possui um significado importante. Quando pretendemos descrever um
processo através de fluxogramas, as formas mais comuns de disposição são: de
forma linear (Fluxograma Linear) ou de forma matricial (Fluxograma Funcional ou
Matricial).O fluxograma linear é
um diagrama que exibe a sequência de trabalho passo a passo que compõe o
processo. Esta ferramenta ajuda a identificar retrabalhos, redundâncias ou
etapas desencessárias.Já o fluxograma funcional tem como objetivo mostrar o fluxo de
processo atual e quais as pessoas ou grupo de pessoas envolvidas em cada etapa.
Neste caso, linhas verticais ou horizontais são utilizadas para definir as
fronteiras entre as responsabilidades. Este tipo de ferramenta demonstra onde
as pessoas ou grupo de pessoas se encaixam em cada sequência do processo e como
elas se relacionam com outro grupo. Veja na Figura abaixo a diferença dos 2
tipos:
Figura 3 – Formas
comuns de fluxogramas (Funcional ou Linear)
Com
relação às formas básicas utlizadas para compor um fluxograma, como informado
anteriormente, elas podem ser círculos, triângulos, retângulos, linhas,
setas, etc, sendo que cada uma delas tem a sua devida importância. Abaixo, é
possível visualizar na Figura 2 algumas formas básicas e seus significados.
Figura
4 – Formas básicas de um fluxograma
O objetivo do fluxograma e
sua importância estão no fato de constituir o mais poderoso instrumento para
simplificação e racionalização do trabalho, permitindo um estudo acurado dos
métodos, processos e rotinas. Assim como o organograma é o instrumento gráfico
capital para estudo da estrutura de uma empresa, o fluxograma o é para estudo
do seu funcionamento.
Fontes:
